Dalla fiducia al controllo: il gestionale completo per Bor Fitness.
Trieste · associazione sportiva dilettantistica · 2025–2026
Bor Fitness è una palestra storica del centro di Trieste, attiva da 26 anni con circa 200 soci. Una community consolidata, gestita per anni a mano: registri cartacei, un Excel condiviso e tanta memoria del titolare.
Tutto sulla fiducia.
E la fiducia non tiene il conto delle scadenze.
Niente tornelli, niente tessere, nessun gestionale. Gli abbonamenti scaduti restavano scaduti per settimane, perché spettava al cliente ricordarsene e passare in reception a rinnovare.
Tenere traccia di quote associative e certificati medici, gestiti su carta ed Excel, era un lavoro continuo per lo staff. Bastava una scadenza sfuggita per trasformarsi in una grana operativa o in un dubbio sulla copertura assicurativa.
I dati di tutti i soci vivevano in un Excel fragile e disperso. E senza un sito, l'unico canale di acquisizione era il passaparola.
controlli automatici sui documenti dei soci: tutto era affidato alla memoria dello staff.
soci gestiti senza un database vero, solo un Excel e la memoria del titolare.
iscritti che si allenavano con abbonamento scaduto da settimane, scoperti grazie al nuovo sistema.
Un sistema che mette ordine dove c'era fiducia.
Cinque strumenti che lavorano insieme. Il sito porta nuovi iscritti, l'area personale li mette in regola con i propri documenti, il QR code regola l'ingresso, l'app dello staff guida la reception e le comunicazioni automatiche avvisano il cliente quando rinnovare. Niente più scadenze sfuggite, niente più rincorse.
Un sito web pubblico
Per farsi trovare da nuovi iscritti, con un assistente AI che risponde alle domande più comuni dei visitatori. Per la prima volta Bor Fitness ha un canale di acquisizione che non dipende dal passaparola.
Visita borfitness.itUn’area personale per i clienti
Accessibile dal sito e dallo smartphone come un’app, dove ogni iscritto compila i propri dati, vede il proprio QR di ingresso e controlla la scadenza dell’abbonamento. Il cliente diventa autonomo: niente più telefonate per chiedere "quando scado?".
Un’app per lo staff di reception
Per creare abbonamenti, verificare documenti e gestire l’iscrizione passo passo. La reception passa da un Excel da cercare a mano a un flusso guidato che non lascia campi vuoti.
Un sistema di ingresso con QR code
Il cliente passa il proprio codice davanti a uno scanner: in tempo reale lo staff vede se è in regola con abbonamento, quota associativa e certificato medico. Se manca qualcosa, l’ingresso si blocca. Il certificato non è più una formalità che si può saltare.
Comunicazioni automatiche
Il sistema avvisa il cliente via email e con una notifica sullo smartphone quando abbonamento, quota o certificato stanno per scadere. E quando un iscritto smette di frequentare, gli manda un “perché non vieni più? ti aspettiamo” automatico, recuperando soci che altrimenti sarebbero stati persi.
Un sito web pubblico
Per farsi trovare da nuovi iscritti, con un assistente AI che risponde alle domande più comuni dei visitatori. Per la prima volta Bor Fitness ha un canale di acquisizione che non dipende dal passaparola.
Visita borfitness.itUn’area personale per i clienti
Accessibile dal sito e dallo smartphone come un’app, dove ogni iscritto compila i propri dati, vede il proprio QR di ingresso e controlla la scadenza dell’abbonamento. Il cliente diventa autonomo: niente più telefonate per chiedere "quando scado?".
Un’app per lo staff di reception
Per creare abbonamenti, verificare documenti e gestire l’iscrizione passo passo. La reception passa da un Excel da cercare a mano a un flusso guidato che non lascia campi vuoti.
Un sistema di ingresso con QR code
Il cliente passa il proprio codice davanti a uno scanner: in tempo reale lo staff vede se è in regola con abbonamento, quota associativa e certificato medico. Se manca qualcosa, l’ingresso si blocca. Il certificato non è più una formalità che si può saltare.
Comunicazioni automatiche
Il sistema avvisa il cliente via email e con una notifica sullo smartphone quando abbonamento, quota o certificato stanno per scadere. E quando un iscritto smette di frequentare, gli manda un “perché non vieni più? ti aspettiamo” automatico, recuperando soci che altrimenti sarebbero stati persi.
Cosa è cambiato dalla prima settimana.
- Prima
Decine di iscritti si allenavano con abbonamenti scaduti da settimane.
Dopo25+ iscritti intercettati e regolarizzati nella prima settimana dal lancio.
- Prima
Verificare manualmente certificati e quote era possibile solo a campione, e qualche scadenza sfuggiva sempre.
DopoSenza certificato e quota in ordine, l'ingresso non si apre. Il controllo è sistematico ad ogni accesso, non più a memoria.
- Prima
Lo staff inseguiva i clienti per i rinnovi: telefonate, promemoria a memoria, scadenze perse.
DopoLe scadenze le ricorda il sistema. La reception lavora, non rincorre.
- Prima
L'unico modo per scoprire la palestra era il passaparola.
DopoIl sito porta iscritti che prima non sarebbero arrivati, e un assistente AI risponde alle domande dei visitatori.
«Adesso la palestra cammina da sola: certificati in regola, abbonamenti rinnovati in tempo e finalmente un sito che ci porta nuovi iscritti.»
Tecnologie utilizzate
- Next.js
- Framework che fa funzionare sito pubblico, area cliente e app dello staff con un'unica codebase.
- TypeScript
- Linguaggio tipizzato: meno bug e codice più solido da mantenere nel tempo.
- Tailwind CSS + shadcn/ui
- Sistema di design e componenti dell'interfaccia.
- Supabase (PostgreSQL)
- Database dei soci, login dei clienti e regole di accesso ai dati.
- Edge Functions Supabase
- Logiche server-side per email automatiche, controlli di scadenza e job in background.
- Brevo
- Invio delle email transazionali: promemoria scadenze e riattivazione clienti.
- Web Push + VAPID
- Notifiche sullo smartphone del cliente, direttamente dal browser, senza app store.
- Google Gemini API
- Assistente AI che risponde alle domande dei visitatori sul sito pubblico.
- VPS Hetzner + Coolify
- Server dedicato, gestito con una piattaforma self-hosted per deploy e ambienti.
- GitHub
- Versionamento del codice e deploy automatici.
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